Webshop-eigenaar? Dan wil je nooit nee-verkopen aan je klanten. In de ideale wereld heb je precies de juiste producten op voorraad om te kunnen leveren. Je wilt immers niet teveel investeren in een onnodig grote voorraad. Dat geld heb je niet, en als je het wel hebt, dan geef je het liever uit aan nuttige zaken zoals SEO-optimalisatie en marketing. Maar hoe kom je tot zo’n uitgebalanceerde inkoopstrategie? Met dit stappenplan helpen we je op weg.

De Afweging

‘Nee’ verkopen is funest voor je webshop. De kans is immers groot dat de klanten bij je weglopen en elders wel op hun wenken worden bediend. Helaas kun je het gedrag van consumenten niet precies voorspellen, en dus heb je een veilige voorraad nodig.

Met een magazijn dat tot aan de nok toe gevuld ligt, hoef je nooit meer ‘nee’ te verkopen. Maar waar haal je het geld voor de inkoop van die producten vandaan? Hoe kom je aan zoveel magazijnruimte? En wat als je de producten uiteindelijk niet meer verkoopt? Onnodig veel risico, dus. Als webshop-eigenaar is het aan jou om te komen tot de perfecte afweging, de perfecte inkoopstrategie. Met andere woorden: genoeg voorraad om te kunnen leveren, zonder onnodig veel in te kopen.

Ad

Challenge accepted?

Om je alvast uit je droom te halen: de weegschaal zal nooit helemaal perfect in evenwicht zijn. Maar je kunt hier natuurlijk wél naar streven. Als het jou lukt om inkoop en afzet zo goed mogelijk in balans te krijgen, dan heb je de basis gelegd voor een (financieel) gezond bedrijf.

Stap 1: Verdeel je producten in categorieën

De eerste stap op weg naar een succesvolle inkoopstrategie is het onderverdelen van je assortiment in twee of drie categorieën, al naar gelang de grootte van je assortiment. Verkoop je 50 verschillende producten? Dan kun je het met twee categorieën af: categorie A en categorie B. Meer dan 200 verschillende producten? Neem dan drie categorieën: A, B en C.

Verdeel de producten uit je assortiment over de verschillende categorieën. De best verkopende producten, de hardlopers, gaan in de categorie A. De slechts verkopende producten, de zachtlopers, gaan in categorie C (of B bij een kleiner assortiment). Het is aan jou om te bepalen wat hardlopers en zachtlopers zijn.

Richtlijn nodig? Plaats dan de 5% best verkopende producten in categorie A, de volgende 25% in categorie B en de 70% slechts verkopende producten in categorie C. Je kunt hierbij zowel naar aantallen kijken als naar bijdrage aan de totale omzet. Typisch zie je dat de 5% best verkopende producten vaak voor 70% van je omzet zorgen. Begin je net? Kijk dan in eerste instantie naar de aantallen en schaar de top 5% van je assortiment onder categorie A.

Stap 2: Stel de minimale voorraad per product vast

Nu je de hard- en zachtlopers hebt verdeeld over de categorieën, gaan we naar stap 2: het bepalen van de minimale voorraad per product. De minimale voorraad per product helpt jou om op tijd nieuwe bestelling te plaatsen bij jouw leveranciers, zodat je altijd kunt leveren aan klanten. Een nieuwe bestelling bij een leverancier staat immers niet binnen vijf minuten in jouw magazijn. De minimale voorraad per product is het antwoord op de vraag: hoeveel producten verkoop ik in de tijd dat de nieuwe levering van mijn leverancier onderweg is?

Voorbeeld: de leverancier van de koffiemokken die jij verkoopt in je webshop hanteert een levertijd van 7 dagen. Je verkoopt 3 tot 10 koffiemokken per dag. De minimale voorraad van koffiemokken is in dit voorbeeld 70 stuks. Immers: vanaf het moment dat jij nieuwe koffiemokken bestelt, duurt het nog zeven dagen voordat de mokken geleverd worden. In die zeven dagen verkoop je in het beste geval 70 mokken. Anders gezegd: het moment dat de voorraad van koffiemokken is geslonken tot 70 stuks, is het uiterste moment om weer een nieuwe voorraad te bestellen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je ‘nee’ moet verkopen.

Bij het bepalen van de minimale voorraad is het slim om in ieder geval voor categorie A, de hardlopers, een veilige marge aan te houden. Het risico dat je deze voorraad niet meer verkoopt is immers klein. In het geval van de koffiemokken, een hardloper in jouw assortiment, houd je dus rekening met het meest positieve scenario, namelijk: je verkoopt zeven dagen lang 10 koffiemokken per dag. Voor categorie B zou je dan bijvoorbeeld voor 9 kunnen kiezen en voor categorie C zelfs 8 of 7.

Stap 3: Bepaal de bestelgrootte per product

Nu je weet wat de minimale voorraad is waarbij je nieuwe producten moet bestellen, kun je gaan bepalen hoeveel je in wilt kopen. Met het oog op risico’s en ruimte wil je het liefst zo vaak mogelijk

Ad

bestellen en zo min mogelijk voorraad in je magazijn hebben liggen. Die vlieger gaat zeker op als de leverancier van jouw producten om de hoek is gevestigd en de bestelling gratis aflevert en in jouw magazijn legt. Een leverancier in China, of aantrekkelijke staffelkortingen, kunnen je doen besluiten om juist minder vaak te bestellen. In deze laatste stap weeg je dus continue de voorraadkosten en bestelkosten tegen elkaar af. Je bent al vrij goed bezig als je hier een grove inschatting van maakt, maar in het volgende blog laten we zien hoe je dit nauwkeuriger kan bepalen.

Stap 4: Analyseren en bijsturen

Deze laatste stap is eigenlijk een continu proces. Zodra je de bestelling hebt gedaan op basis van de eerste drie stappen is het van belang om de resultaten blijvend te analyseren. Zitten de producten nog in de goede categorie? Klopt de minimale voorraad nog? Of kan ik die wijzigen op basis van de laatste verkoopcijfers? Heb ik de bestelgrootte goed ingeschat? Dreig je alsnog te blijven zitten met voorraad van een product uit categorie C? Dan kan raadzaam zijn om in deze categorie nóg defensiever in te kopen. En vice versa. Kortom: draaien aan die knoppen!

Het doel van de laatste stap uit het stappenplan is om de weegschaal uiteindelijk steeds beter in balans te krijgen. Zie je door de bomen het bos niet meer en ben je nog niet toe aan software? Overweeg dan om een Excel-sheet bij te houden, zodat je het overzicht voor jezelf houdt.

Auteur: Wiebe Konter, Optiply develops inventory optimisation software with a focus on Europe’s fast growing e-commerce industry.